Respostas rápidas no WhatsApp Business: como criar e usar para vender

O que são respostas rápidas no WhatsApp Business

As respostas rápidas são mensagens que você escreve uma vez e guarda dentro do WhatsApp Business para reaproveitar quando quiser. Cada uma fica presa a um atalho, uma palavra curta começada com barra, como /preco ou /pix. Na hora de responder um cliente, você digita a barra, escolhe o atalho na lista que aparece e a mensagem inteira cai no campo de texto, pronta para enviar ou ajustar.

Elas não são automáticas: quem dispara é você, no meio da conversa. Isso as separa da mensagem de boas-vindas, que o aplicativo envia sozinho no primeiro contato. A resposta rápida entra quando você já está atendendo e não quer digitar de novo o mesmo preço, o mesmo endereço ou a mesma condição de troca pela décima vez no dia.

Na prática, é o lugar certo para guardar as frases do seu script de atendimento. Em vez de deixar os textos num bloco de notas e ficar copiando e colando, cada frase vira um atalho a um toque de distância, sempre igual de bem escrita, mesmo no dia mais corrido.

Como criar uma resposta rápida passo a passo

Criar uma resposta rápida leva menos de um minuto e só depende do aplicativo WhatsApp Business, a versão gratuita voltada para quem vende. Faça assim:

1. Abra o WhatsApp Business, toque no menu de opções e entre em Ferramentas comerciais (em algumas versões, Ferramentas para empresas).
2. Toque em "Respostas rápidas" e depois no botão de mais para criar uma nova.
3. No campo "Mensagem", escreva o texto completo que você quer guardar, do jeito que enviaria para o cliente.
4. No campo "Atalho", defina a palavra que aciona essa mensagem, sempre curta e fácil de lembrar, como /prazo ou /entrega.
5. Se quiser, adicione "Palavras-chave" para achar a resposta digitando um termo relacionado, e anexe uma foto quando a mensagem pedir imagem.
6. Salve. Para usar, abra qualquer conversa, digite a barra seguida do atalho, escolha na lista e envie.

Numa loja de calçados, vale começar por uma só: crie o atalho /numeracao com aquela frase que você repete toda hora sobre as numerações disponíveis e como medir o pé em casa. Com a primeira funcionando, criar as próximas fica natural.

Como nomear os atalhos para achar na hora

O atalho é o nome pelo qual você chama a mensagem na correria. Se for confuso, você perde mais tempo procurando do que economiza. Vale seguir um padrão simples para todos:

• Use uma palavra só, curta e óbvia: /pix, /prazo, /troca, /horario. Atalho comprido some da memória bem na hora do aperto.
• Pense na palavra que já vem à cabeça quando o cliente pergunta aquilo. Se você pensa "frete", o atalho é /frete, não /valores-de-entrega.
• Comece atalhos parecidos com a mesma raiz para eles aparecerem juntos: numa loja de cosméticos, /precobatom e /precobase surgem os dois quando você digita /preco.
• Evite atalhos que se confundem, como /pgto e /pagto. Escolha um e mantenha, para não parar no meio do atendimento tentando lembrar qual foi.

Um conjunto pequeno e bem nomeado é o que faz a resposta rápida valer a pena: você alcança a frase certa quase sem pensar, sem rolar uma lista enorme com o cliente esperando do outro lado.

Cuidados para a resposta rápida não soar robótica

A resposta rápida economiza digitação, não substitui a leitura da conversa. Alguns cuidados evitam que ela trabalhe contra você:

• Leia antes de enviar. A frase é pronta, mas cada atendimento é único: troque o nome da pessoa e corte o que não se aplica àquele pedido.
• Não responda tudo no atalho. Se cada mensagem sua é um texto padrão, o cliente sente que fala com uma máquina e a conversa esfria.
• Revise quando algo mudar. Preço, chave Pix, horário e prazo ficam salvos ali, então um dado vencido sai errado várias vezes ao dia.
• Você guarda até cinquenta respostas na conta. É bastante, mas não vire colecionador: poucas frases boas para o que você repete de verdade valem mais que dezenas que você nunca acha.
• Guarde uma ideia por resposta. Misturar pagamento, prazo e troca na mesma mensagem obriga o cliente a garimpar o que interessa.

Perguntas frequentes

Preciso do WhatsApp Business para ter respostas rápidas?

Sim. As respostas rápidas vêm no WhatsApp Business, o aplicativo gratuito para quem tem loja; no aplicativo comum elas não aparecem. E dá para aproveitar o número que a loja já usa: quem está no WhatsApp comum converte a conta em Business sem perder o histórico das conversas.

Quantas respostas rápidas eu posso criar?

Até cinquenta por conta. Para a maioria das lojas isso sobra: as perguntas que de fato se repetem cabem em bem menos que isso. Comece com as cinco ou seis mais frequentes e vá criando conforme sentir falta.

Como eu uso a resposta rápida numa conversa?

Dentro de qualquer conversa, digite a barra e uma lista com seus atalhos aparece. Continue digitando o nome do atalho para filtrar, toque na resposta certa e o texto cai no campo pronto para enviar ou ajustar.

Dá para colocar foto na resposta rápida?

Dá. Ao criar a resposta, você pode anexar uma imagem junto do texto. É útil para o que você sempre manda com foto, como a tabela de tamanhos ou o mapa até a loja.

Qual a diferença entre resposta rápida e mensagem automática?

A resposta rápida é manual: quem escolhe e envia é você, no meio do atendimento. As mensagens de saudação e de ausência são automáticas, o aplicativo dispara sozinho conforme a regra que você definiu. Uma economiza digitação enquanto você atende; as outras cobrem o momento em que você não está.

Conclusão

No dia mais corrido, é a resposta rápida que faz o décimo cliente receber o preço tão bem escrito quanto o primeiro. Você digita a barra, escolhe o atalho e ganha de volta o tempo que a digitação repetida levava.